Cẩm nang Vận hành
Hệ thống Quản trị Doanh nghiệp

Bất kỳ ai (chủ doanh nghiệp, kế toán, quản lý tòa nhà) khi mở website lần đầu đều cần tạo một định danh cá nhân:

• Bấm vào dòng chữ "Chưa có tài khoản? Đăng ký ngay" ở màn hình đăng nhập.
• Điền chính xác Họ tên, Email công việc và Mật khẩu (tự đặt tối thiểu 6 ký tự).
• Nhấn nút "ĐĂNG KÝ".

Đối với tài khoản của Giám đốc/Chủ doanh nghiệp (tài khoản Admin tối cao):

• Vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi (Nhà cung cấp phần mềm) qua số Hotline hoặc Zalo ngay sau khi bạn bấm đăng ký.
• Chúng tôi sẽ xác minh và kích hoạt quyền **Admin** cho bạn trong vòng 1 phút.
• Các tài khoản nhân viên cấp dưới (Kế toán, Sale) sau này sẽ do chính bạn tự duyệt trên web (Xem chi tiết ở Chương 9).

Thực hiện theo sơ đồ click sau:

• Tên Tòa nhà: Nhập tên dự án (Ví dụ: "Hoàng Văn Thụ", "Võ Văn Tần").
• Số Phòng: Điền mã phòng cụ thể (Ví dụ: "101", "P.Penthouse").
• Diện tích: Nhập diện tích của căn phòng đó.
• Giá thuê kỳ vọng: Điền giá tiền bạn mong muốn cho thuê của phòng đó (dùng để đối chiếu doanh thu thực tế sau này).

Nếu doanh nghiệp của bạn đi thuê lại nguyên tòa nhà rồi cho thuê sỉ/lẻ, hãy khai báo chi phí này:

• Điền tên Tòa nhà, Tên chủ nhà, Số tiền bạn phải trả cho họ mỗi tháng.
• Chọn Ngày thanh toán hàng tháng (Ví dụ: chọn ngày 5 để hệ thống nhắc chi tiền vào ngày 5).
• Nhập số tiền đã đặt cọc cho chủ nhà.

Khi có khách thuê căn hộ chốt hợp đồng:

• Chọn Tòa & Phòng: Tên phòng trống bạn vừa nhập ở Chương 2 sẽ tự động hiện ra để chọn.
• Giá thuê đã chốt: Tiền phòng thực tế trên hợp đồng.
• Giá điện & Nước: Rất quan trọng để hệ thống tự động nhân số điện nước ra tiền cuối tháng.
• Chu kỳ thanh toán: Ví dụ khách trả 1 tháng 1 lần, hoặc 3 tháng 1 lần.

Vào cuối tháng hoặc ngày chốt số:

• Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các phòng đang có khách ở và **Số cũ** tự động lưu từ tháng trước.
• Bạn chỉ cần nhập **Số Mới** (đọc trên công tơ thực tế) vào ô tương ứng.
• Hệ thống sẽ ngay lập tức tự nhân (Số Mới - Số Cũ) × Đơn giá trong hợp đồng để xuất ra số tiền khách phải trả.
• Bấm **💾 LƯU CHỈ SỐ** để chốt dữ liệu.

• Loại Giao Dịch: Chọn "Nguồn Thu" (Thu tiền phòng, tiền cọc...) hoặc "Chi Phí" (Sửa chữa, điện nước tổng, chi môi giới...).
• Tài khoản đích: Số tiền này chảy vào hay ra từ đâu? (Ví dụ: "Vietcombank", "Tiền mặt quỹ 1"...).
• Trạng thái Giao Dịch:
  • Hoàn Thành: Dòng tiền đã thực sự chuyển khoản xong, tiền đã nằm trong tài khoản.
  • Chờ Thanh Toán: Khoản thu/chi dự kiến, bạn tạo trước để ghi nhớ công nợ, khi nào khách gửi tiền thật mới xác nhận hoàn tất.

Để tránh kế toán báo cáo ảo hoặc thất thoát dòng tiền:

• Các giao dịch "Chờ thanh toán" sẽ hiện ở bảng danh sách dưới dạng màu vàng mờ.
• Khi tiền thực về tài khoản, bạn chỉ cần bấm vào nút "XÁC NHẬN ĐÃ THU" trên dòng đó.
• Hệ thống tự khắc chuyển tiền vào Sổ Quỹ Chính thức và cập nhật vào Dashboard báo cáo Lợi nhuận ngay lập tức.

Tại đây hiển thị 3 biểu đồ/con số "sinh mệnh" của doanh nghiệp:

1. Tổng Dòng Tiền Thực Thu: Số tiền tươi thóc thật đã nắm trong tay.
2. Tổng Chi Phí Thực Tế: Các khoản chi vận hành đã xuất quỹ.
3. LỢI NHUẬN RÒNG (Dòng Tiền Thặng Dư) = Thu - Chi.

Nhấp vào một thẻ tài khoản bất kỳ (Ví dụ: Momo, MB Bank), hệ thống sẽ trích xuất toàn bộ nhật ký giao dịch phát sinh **chỉ liên quan đến ngân hàng đó** giúp bạn đối chiếu sao kê ngân hàng cực khớp, không sai 1 đồng!

Khai báo lương cứng (Lương căn bản), các khoản phụ cấp cố định (xăng xe, ăn trưa) và trạng thái đóng bảo hiểm xã hội của nhân sự đó.

Cuối tháng, hệ thống sẽ liệt kê toàn bộ nhân viên lên một biểu mẫu:

• Bạn chỉ cần điền: Số ngày làm việc thực tế, Số tiền Thưởng/Phạt, Số tiền đã tạm ứng.
• Hệ thống tự động thực hiện phép toán phức tạp để cho ra cột cuối cùng: THỰC NHẬN VỀ TAY.
• Bấm nút "💾 LƯU & XUẤT PHIẾU CHI LƯƠNG": Hệ thống sẽ tự động trích tiền từ quỹ dòng tiền chính để chi trả lương, bạn không phải nhập tay lại 2 lần!

Điền các thông tin thiết yếu:

• Số tiền gốc đã vay/gửi.
• Lãi suất (% mỗi năm hoặc % mỗi tháng).
• Chu kỳ thanh toán lãi (ví dụ trả lãi hàng tháng).

Mỗi kỳ tới hạn trả lãi, bạn chỉ cần bấm nút **Xử lý Trả Lãi** trên giao diện, hệ thống tự tính toán ra số tiền lãi định kỳ khớp tuyệt đối theo số ngày vay và tự động hạch toán thành 1 Phiếu Chi ra khỏi dòng tiền của bạn!

Khi nhân viên mới đăng ký tài khoản (Như ở Chương 1):

1. Admin vào menu trái > Chọn 👥 Quản lý Nhân Viên.
2. Tại đây sẽ hiện danh sách nhân viên đang ở trạng thái "Khách (Chờ duyệt)".
3. Admin chọn và đổi quyền của họ sang 1 trong các nhóm sau:
   • 💼 Admin: Có toàn quyền như bạn (Thường chỉ dành cho Phó giám đốc/Co-founder).
   • 📁 Cán bộ cao cấp: Có quyền xem và thao tác mọi dữ liệu nhưng **không** được quyền vào duyệt xóa nhân viên khác.
   • 👤 Nhân viên cơ bản: Chỉ được quyền vào xem, tạo hóa đơn nhưng không xem được các báo cáo Lợi nhuận tổng quát và bảng lương bảo mật.
4. Nhấn nút **💾 LƯU THAY ĐỔI**. Kể từ giây tiếp theo, tài khoản nhân viên đó sẽ lập tức có quyền truy cập!